Существуют разные типы отчетов, план может меняться в зависимости от типа отчета. Однако предлагаемый способ применим во всех случаях. А заказать отчет по преддипломной практике вы можете тут.
Шаг 1 – Четко сформулируйте запрос
Именно этот первый шаг будет направлять всю вашу работу и полезно ограничивать поле вашей работы.
Получатель отчета
- Чего именно он ждет от вас?
- Каковы его проблемы?
- Чем отчет поможет ему?
- Что ваш менеджер уже знает об этом предмете? (чтобы не перегружать его информацией, которую он уже знает).
- Знает ли он или она о существующих исследованиях по этому вопросу?
Ситуация
- Каков контекст?
- Каковы причины сообщения: инцидент, нормальный ход событий?
Шаг 2 – Соберите и обработайте необходимую информацию
Существует множество источников информации, как внутренних, так и внешних. Это могут быть интервью, документация, заметки о прочтении, отчеты и т.д. На этом этапе важно быть исчерпывающим, но не перегруженным информацией.
Выберите наиболее актуальную информацию в отношении запроса.
Шаг 3 – Составьте свой план
Доклад обычно строится по классическому плану: введение, развитие, заключение.
Это классический план. В зависимости от типа доклада развитие может быть разным, но вступление и заключение сохранят ту же роль.
Вступление
Он информирует адресата о предмете доклада, о причине, побудившей его, о его важности, своей заинтересованности. Оно должно быть точным, кратким и полным, сказать в нескольких строчках, о чем идет речь. У нас может возникнуть соблазн пропустить введение, потому что оно напоминает нам о вещах, которые кажутся очевидными. Однако у него есть два преимущества. Во-первых, это позволяет переформулировать запрос и тем самым обеспечить хорошее взаимопонимание. Во-вторых, будет очень полезно помнить контекст, если через несколько месяцев нам придется перечитывать отчет.
Разработка
Обычно состоит из 3 частей
Анализ существующей ситуации: объективное и фактическое наблюдение за ситуацией.
Критика существующего: положительные моменты, отрицательные моменты. Это анализ и интерпретация фактов, в отличие от предыдущей части, которая должна быть очень описательной и основанной на фактах.
Предложены рекомендации с их преимуществами, недостатками и необходимыми средствами. Предложения должны быть обоснованы.
Вывод
Это не итог развития. Это ответ на поставленный вопрос. Он принимает рекомендации и выделяет решение, рекомендованное автором. Оно не должно привносить никаких новых элементов в отношении развития.
Шаг 4 – Напишите отчет
Общие правила написания документов распространяются и на доклады: короткие предложения, хорошо структурированные абзацы, понятная лексика.
Чтобы отчет легко читался, важно позаботиться о форме:
- Сделайте это кратко, ясно и точно,
- Если некоторые моменты требуют дополнительных пояснений, не стесняйтесь отсылать их к приложению. Это облегчит чтение вашего отчета.
- Если документ превышает 2 или 3 страницы, не стесняйтесь сопроводить его кратким изложением,
- При необходимости сопроводите текст таблицами, графиками,
- Дайте осмысленные названия различным частям.
Помнить
- Чтобы быть эффективным, важно позаботиться о первом этапе и, следовательно, полностью понять запрос. Это важно, чтобы хорошо ответить на них и не отклоняться от темы.
- В отличие от доклада, автор доклада занимает позицию и высказывает свое мнение.
- Отчет является прежде всего оперативным документом. Ваш менеджер должен быстро найти ответ на вопрос, который он задает. Поэтому форма (структура, формулировка и расположение) очень важна.
- Обязательно должным образом аргументируйте свои рекомендации и выводы.
